Sygnaliści
WYCIĄG Z PROCEDURY ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W RSM PIONIER
Tryb dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
- Przedmiotem zgłoszenia mogą być informacje o naruszeniach prawa, o których mowa w § 2 pkt 4 i 5 procedury. (tj.: § 2 pkt 4 naruszenie prawa – należy przez to rozumieć: działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej. § 2 pkt 5 informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował; lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa);
- Zgłoszenie Spółdzielni informacji o naruszeniu prawa, zwane dalej „zgłoszeniem” może być dokonane ustnie lub na piśmie: w formie papierowej lub elektronicznej.
- Zgłoszenie pisemne może być dokonane w następujący sposób:
- za pośrednictwem operatora pocztowego na adres Spółdzielni: RSM Pionier ul. Staszica 21 , 99-300 Kutno
- poprzez fizyczne, osobiste dostarczenie pisma do sekretariatu Spółdzielni, pok. 12 ;
- za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres elektroniczny Spółdzielni: sygnalista@pionierkutno.pl ;
- Zgłoszenie ustane może być dokonane w następujący sposób:
- telefonicznie pod nr telefonu 24 3552608;
- na wniosek sygnalisty, podczas bezpośredniego spotkania w siedzibie Spółdzielni zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku sygnalisty o zorganizowanie takiego spotkania
- W przypadku przekazywania zgłoszenia pisemnego w sposób, o którym mowa w pkt 3 ppkt a) i b), pismo należy przekazać w zaklejonej kopercie z klauzulą ” zgłoszenie wewnętrzne – poufne” i umieścić w kolejnej zaklejonej kopercie.
- W zgłoszeniu, należy szczegółowo opisać zgłaszane naruszenie prawa i w szczególności:
- wskazać osobę, której dotyczy zgłoszenie tj. osobę, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa jest powiązana (przy czym jako osobę rozumie się osobę fizyczna, osobę prawna lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną);
- wskazać czego dotyczy zgłaszane naruszenie prawa i szczegółowo opisać na czym to naruszenie prawa polega;
- przedstawić datę i miejsce jego wystąpienia lub czas trwania;
- ujawnić dowody potwierdzające przedstawione zgłoszenie (jeżeli osoba dokonująca zgłoszenie takimi dowodami dysponuje);
- przedstawić informację, czy dokonujący zgłoszenia oczekuje zorganizowania bezpośredniego spotkania;
- podać dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia: imię, nazwisko oraz status tej osoby w kontekście związanym z pracą (pracownik, kandydat do pracy, członek organu itp);
- podać ewentualne dane (imię i nazwisko lub nazwę) osób, które pomagają w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych ze zgłaszającym, w celu ich ochrony przed działaniami odwetowymi ;
- wskazać adres do kontaktu (tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej), na który należy przekazać sygnaliście potwierdzenie zgłoszenia, o którym mowa w § 5 ust. 2 niniejszej procedury.
- Wzór pisemnego zgłoszenia naruszenia prawa, określa załącznik nr 1 do niniejszej procedury. Zgłoszenia niezawierające co najmniej elementów wskazanych w 6 pkt 2) i 6) nie będą rozpatrywane.
- Daty wystąpienia lub czasu trwania zdarzenia, o którym mowa w ust. 6 pkt 3) nie wskazuje się w przypadku potencjalnego naruszania prawa, do którego prawdopodobnie dojdzie.
- W przypadku dokonania zgłoszenia ustnego jest ono dokumentowane w formie protokołu z rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg i zawierającego informacje określone w ust. 6, sporządzonego przez podmiot przyjmujący zgłoszenie, o którym mowa w § 4. Protokół należy odczytać, w celu potwierdzenia jego treści przez sygnalistę. Sygnalista może również dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu z rozmowy przez jego podpisanie w siedzibie Spółdzielni.
- Przyjęte w Spółdzielni środki komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń są niezależne od sposobów komunikacji przyjętych w RSM PIONIER w ramach bieżącej działalności Spółdzielni, a także zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione.